Sistema interno de información

El Sistema Interno de Información (SII) es el sistema que ha implementado Biobizkaia para recibir y gestionar información sobre posibles irregularidades, garantizando la protección contra represalias para las personas informantes siempre que la comunicación esté dentro del marco legal establecido.

La norma de referencia es la Directiva Whistleblowing (Directiva europea 1937/2019) cuya trasposición a la legislación española es la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

A través de los canales internos habilitados, cualquier persona, relacionada laboral o profesionalmente con nuestra organización, podrá comunicarnos posibles infracciones penales, administrativas (graves o muy graves), o del derecho de la Unión Europea, así como incumplimientos de nuestra Guía de Buenas Prácticas Científicas, con plenas garantías de seguridad y confidencialidad y sin que se pueda sufrir ninguna represalia por ello, siempre que haya actuado de buena fe.

El SII está compuesto por los siguientes elementos:

• Política o principios fundamentales del Sistema Interno de Información
• Responsable del Sistema, específico e independiente, legalmente designado por nuestra Asamblea General y que ha nombrado a una persona física encargada de la recepción y tramitación de informaciones.
• Unos canales internos de recepción de comunicaciones, diseñados y habilitados para cumplir con los requisitos legales de seguridad y confidencialidad.
• Un procedimiento de gestión de las comunicaciones, de obligatorio cumplimiento, que garantiza los requisitos de protección, confidencialidad, objetividad y eficacia del proceso de recepción, tramitación y resolución de comunicaciones recibidas.
• y una plataforma informática que permite tanto el reporte de casos como la gestión interna de la tramitación. Esto lo hacemos de un modo seguro y con acceso a los datos restringido exclusivamente a las personas legalmente facultadas para ello, disponiendo de un área privada web para el seguimiento e intercambio bidireccional de información y documentación del caso con la persona informante.

Al entrar en nuestra plataforma de canal interno, llegará a una página principal donde se le recordarán los aspectos generales del canal y donde podrá leer información detallada sobre nuestras políticas de privacidad para personas informantes y afectadas.

Desde ahí, podrá acceder al formulario que le permitirá proporcionar los detalles de su información, tanto en modo escrito, como mediante una grabación de audio segura e incluso adjuntando si lo desea documentación adicional. Aplicamos medidas técnicas para proteger su identidad, eliminando metadatos de los archivos, distorsionando la voz y encriptando siempre cualquier intercambio de información.

Puede reportar la información de forma anónima o identificándose. Sus datos personales serán utilizados exclusivamente para los fines previstos que puede consultar en la política de privacidad y serán tratados por personal autorizado, sin revelar su identidad en ningún caso a la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación ni a terceras personas.

En el formulario tendrá la posibilidad de solicitar una cita para poder exponer o ampliar la información personalmente con la persona gestora. Esta cita será concertada en un plazo máximo de 7 días desde su petición a través del área privada de seguimiento web que explicamos después.

Las comunicaciones verbales realizadas deberán documentarse, previo consentimiento de la persona informante, mediante su grabación en un formato seguro, duradero y accesible o mediante transcripción completa y exacta de la comunicación. Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante, siempre que sea posible, la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

Una vez cumplimentado el formulario, le confirmaremos el registro de su comunicación y se le facilitará una clave de acceso al área privada de seguimiento, donde podrá si lo desea, conocer el avance de su caso y comunicarse e intercambiar información y documentación con la persona gestora, de manera fácil, segura y confidencial. Es imprescindible guardar adecuadamente esta clave ya que, por motivos de confidencialidad, no es posible recuperarla y en caso de pérdida u olvido, deberá volver a remitirnos la información.

Durante la gestión del caso, se le podría solicitar información adicional a través de esta área privada de seguimiento, por lo que es conveniente acceder periódicamente a revisar su estado. Si lo desea, al facilitarle las claves de acceso al área privada de seguimiento se le ofrecerá la posibilidad de facilitar un correo electrónico cuya única finalidad exclusiva es alertarle de la existencia de novedades en su caso.

La persona gestora del caso, analizará la información remitida para determinar si es posible tramitarla o no y enviará a la persona informante una notificación sobre la admisión o no a trámite de su comunicación.

Si su comunicación se admite a trámite se iniciará la investigación interna y en un plazo máximo de 3 meses (extensible, por la complejidad del caso a 6 meses) se le notificará el sentido de la resolución final.

Canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante:

Aunque la vía preferente para informar sobre posibles incumplimientos es la interna, si la irregularidad que desea informar está dentro del ámbito del artículo 2 de la Ley 2/2023, es decir, se trata de posibles infracciones penales, administrativas graves o muy graves o del derecho de la UE, puede reportar ésta a través del canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante competente tanto directamente como después de haber informado a través de nuestro canal interno.